Congrats_lea

Dear    Professor,
As    you    may    have    noticed,    our    office    has    changed    our    procedures    for    
students    who    require    disability    accommodations.    Instead    of    receiving    a    
paper    letter    or    an    email    with    an    attached    letter    directly    from    the    
student,    you    are    now    receiving    an    email    Notification    of    ADA-authorized    
Accommodations.    In    this    email    you    will    see    all    of    the    accommodations    
that    the    student    is    eligible    for.    In    at    least    one    student's    case,    they    are    
eligible    for    alternative    testing    accommodations.    To    complete    this    
eligibility    request,    professors    need    to    submit    a    testing    contract    letting    
our    office    know    how    long    your    exams    are    and    what    the    student    is    
allowed    to    bring    in    with    them    to    the    exam.    It    is    only    after    you    have    
completed    this    contract    that    the    student    will    be    able    to    request    to    
schedule    their    exam.    You    will    no    longer    have    to    complete    the    test    
proctoring    request    form    that    we    have    used    in    the    past.    
Please    complete    this    contract    as    soon    as    possible.    I    am    providing    
detailed    instructions    on    how    to    do    so    below.    Please    note    that    regardless    
of    how    many    students    in    your    course    are    eligible    for    alternative    testing    
accommodations,    you    will    only    have    to    complete    one    contract    per    each    
course    section. In    addition,    you    should    fill    this    contract    out    even    if    you    
plan    to    proctor    exams    yourself    so    that    we    have    an    accurate    record    of    
how    the    student    is    receiving    this    accommodation    and    so    that    you    will    no    
longer    receive    these    reminder    emails    requesting    that    you    complete    the    
process.
If    you    have    any    questions    or    concerns    please    feel    free    to    email    me    or    call    
me    at    410-516-3838.
Sincerely,
Cristina    Finan
Assistant    Director    of    Student    Disability    Services
385    Garland    Hall
The    Johns    Hopkins    University    3400    N.    Charles    Street    Baltimore,    MD    
21218
Phone:    (410)    516-3838
Fax:    (443)    529-1543
http://www.jhu.edu/academic-assistance/
http://web.jhu.edu/disabilities/
Alternative    Testing    Contract    Instructions
1)    In    the    original    Notification    of    ADA-authorized    Accommodations    email    
there    is    a    red    box    with    a    link    to    the    contract    for    that    specific    course    
section.    Please    click    on    the    link    to    access    the    contract:
2)    Once    you    have    accessed    the    contract    you    can    choose    between    two    
options    "I    Will    Proctor    My    Own    Exams"    and    "I    will    use    the    SDS    Office    to    
proctor    my    exams".    Please    select    the    appropriate    choice    and    then    click    
on    the    button    labeled    "Continue    to    Fill    Contract".
3A)    If    you    selected    "I    will    proctor    my    own    exams"    you    will    see    the    
screen    below    and    you    will    only    need    to    provide    us    with    a    contact    
number    before    clicking    on    the    button    labeled    "Submit    Alternative    
Testing    Contract".    Once    you    have    clicked    that    button    you    will    have    
completed    the    process    and    the    accommodation    will    be    correctly    tracked    
for    that    course    section    for    all    eligible    students.
3B)    If    you    selected    "I    will    use    the    SDS    Office    to    proctor    my    exams"    you    
will    see    the    screen    below    and    you    will    have    to    answer    three    questions    
asking    about    allowable    materials    during    exams,    additional    
accommodations    that    you    may    need,    and    the    use    of    a    calculator.    You    will    
then    need    to    tell    us    the    length    of    exams,    quizzes,    and    the    final.    Finally,    
you    will    need    to    provide    contact    information    for    our    office    to use    during    
an    exam    incase    a    student    has    questions    about    the    exam.    There    is    space    
provided    to    write    any    additional    notes    about    your    class    testing    such    as    
variable    times    for    exams    or    any    other    information    you    think    we    should    
have.    Once    you    click    on    the    button    "Submit    alternative    testing    contract"    
you    will    have    completed    the    process    and    the    eligible    students    in    that    
course    section    will    be    able    to    submit    exam    scheduling    requests.

 

Dear Professor (last name of professor), I just wanted to quickly inform you that I will be missing a few classes as a result of my Jewish religious observances during October. Though this is not time sensitive at the moment, I wanted to make sure to be in touch early to make arrangements. The dates listed below are Jewish holidays during which I won't be able to participate in classes, do other school work, and will be unavailable (including by phone or email). 1. Rosh Hashanah (10/2-10/4): begins on Sunday in the early afternoon (10/2) through Tuesday late night (10/4). In your class, I will be missing … (fill in info) 2. Yom Kippur (10/11, 10/12): from Tuesday early afternoon (10/11) through Wednesday late night (10/12). In your class, I will be missing … (fill in info) 3. Sukkot and Shemini Atzeret (10/16-10/18 and 10/23-10/25): from Sunday early afternoon (10/16) through Tuesday late night (10/18) and from Sunday early afternoon (10/23) through Tuesday late night (10/25). Although some of the above dates don't conflict with your class, I wanted to let you know that I will not be available to make up work during those times. Please know that I take your class very seriously and that I've already enjoyed the small amount of class time that we've had until now. I will definitely be staying on top of the work in the class (and all of my classes) and I will not allow these absences to derail my academic performance. I would be very happy to discuss these details in person, as well as your thoughts on how best to navigate these absences from your class, if you would be willing. I am available ... (insert dates here), but can make myself available at another mutually convenient time as well. Thank you for your understanding, and for your insight and guidance. I know that the beginning of the semester can be quite hectic, so I'm grateful for your time and attention. Respectfully, (name of student)

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